Designação do Projeto: SIPDE - Serviços integrados de produção e expedição documental estruturada
Código da Operação: POCI-05-5762-FSE-000441
Objetivo temático: Melhorar a capacidade institucional das autoridades públicas e partes interessadas e a eficiência da administração pública
Prioridade de investimento: PI 11.1 - Investimento nas capacidades institucionais e na eficiência das administrações e dos serviços públicos a nível nacional, regional e local, a fim de realizar reformas, legislar melhor e governar bem.
Beneficiário: Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça I.P. (IGFEJ I.P.)
Data de início: 01/09/2021
Data de conclusão: 30/06/2023
Investimento elegível: 611.601,79 €
Financiamento: FSE 348.307,22 €
SÍNTESE DO PROJETO
A operação SIPDE enquadra-se no grande objetivo de acentuar, de forma disruptiva, a modernização administrativa da Justiça, através da otimização dos processos, no caso, do ciclo de vida da produção documental.
O sistema judicial produz anualmente um volume de dimensão assinalável de documentos no contexto dos atos processuais que pratica.
Uma parte significativa dos documentos emitidos é já hoje em dia totalmente desmaterializada, como é o caso do número crescente de notificações emitidas de forma totalmente eletrónica aos mandatários e administradores judiciais. No entanto, pela sua própria natureza e destino direto (o cidadão e as empresas) ou pelo facto de ainda não existirem processos de integração eletrónica com entidades externas, muitos documentos são emitidos (impressos e expedidos) sobre a forma postal.
São assim propostos dois eixos de atuação, interligados entre si, com vista à otimização do ciclo de vida da produção documental:
- A montante,
- atuar sobre a produção e o fluxo eletrónico da informação estruturada ou semiestruturada, representada em documento escrito, do ato processual;
- interligar a produção documental relativa a custas processuais, com os sistemas de suporte à atividade processual;
- A jusante, atuar sobre a expedição física do resultado dessa produção.
1º eixo de atuação: Concretização de um sistema integrado de criação e gestão de modelos de atos processuais
Pretende-se capacitar os sistemas de suporte à atividade dos tribunais e secretarias (tribunais judiciais, tribunais administrativos e fiscais e as secretarias do balcão nacional de injunções e do balcão nacional do arrendamento), com um sistema de gestão unificada dos modelos de atos processuais (e a sua representação em documento), incluindo por um lado a gestão, centralizada, dos textos que permitem a composição dos modelos, mas também dos meta dados que os caracterizam, nomeadamente no contexto processual em que se inserem e que permitem a integração com os dados estruturados do tipo de processo judicial a que dizem respeito, assim como o tratamento automatizado do seu ciclo de vida. Esta solução tem também o potencial de poder vir a ser estendida às necessidades equivalentes do restante setor da justiça, integrando a mesma nos seus sistemas de tramitação, como sejam os sistemas da DGRSP, INMLCF, IRN, PJ e INPI. De notar que, estas entidades têm necessidades de produção documental, parte da qual tem, justamente como destino, o setor tribunais.
2º eixo de atuação: Concretização de um sistema integrado, escalável e extensível, de tratamento automatizado e otimizado da expedição postal de atos processuais
Com base na otimização obtida com as ações do primeiro eixo de atuação, pretende-se criar um sistema de expedição de objetos postais integrada com a produção processual que, por recurso à estruturação uniforme conseguida, permita a transformação do processo de automatização e desmaterialização da expedição postal, tendo como objetivo e âmbito potencial a totalidade da expedição postal (salvaguardadas situações marginais) desde logo, no âmbito da produção do setor tribunais, mas potenciando a futura utilização e integração tecnológica da solução com outros organismos do ministério da justiça. Em linha alias com a concretização da Resolução do Conselho de Ministros n.º 137/2019 que autoriza a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, através da respetiva Unidade Ministerial de Compras, a proceder à contratualização centralizada de serviços de impressão, envelopagem, expedição, distribuição e tratamento de correio, para a Direção-Geral da Administração da Justiça, Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais, Instituto dos Registos e do Notariado, I. P., Polícia Judiciária (PJ), Instituto de Medicina Legal e Ciências Forenses, I. P., e Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P.
O projeto é composto por 7 atividades:
- Gestão de Projeto
- Especificação Funcional e Técnica
- Desenvolvimento
- Testes de aceitação
- Instalação em ambiente real
- Comunicação
- Acompanhamento inicial
A operação “Serviços integrados de produção e expedição documental estruturada” terá um impacto externo assinalável, ao materializar as iniciativas relativas ao processo de comunicação dos atos judiciais ao cidadão que pretendem remover obstáculos comunicacionais. Recordamos que a adequada gestão dos templates de atos processuais, enquanto instrumento para corporizar as iniciativas do Ministério da Justiça, nomeadamente a Medida #27 do atual SIMPLEX: “Notificações simples e uniformes” e a nova medida “Melhor comunicação da Justiça com o Cidadão” incluída no novo plano JUSTIÇA+PRÓXIMA 2020|2023
Por outro lado, recupera para as secretarias judiciais o recurso mais valioso, o tempo, o qual poderá ser despendido em funções nobres, permitindo à secretaria judicial ter mais tempo para a execução do seu conteúdo funcional, máxime mais tempo para o cidadão e empresas que lidam com o sistema de justiça.
Localização do projeto
Morada: Avenida D. João II, Edifício H, 1990-097 Lisboa
NUT II: Lisboa
A operação é de âmbito nacional.